O Brasil tem um dos sistemas tributários mais complexos do mundo, tornando obscuros impostos e obrigações para o contribuinte, fazendo com que a maioria dos cidadãos desconheçam como ele funciona.
Esta situação fica ainda mais complexa quando falamos de empresas varejistas no Brasil. São muitos impostos e obrigações a recolher, tornando a sua gestão difícil, por isso neste artigo, vamos esclarecer, de maneira simples, como este processo funciona para uma empresa, e quais os impostos e obrigações e como melhorar a gestão dos processos fiscais.
O controle fiscal, ou controladoria fiscal, como é chamado por alguns gestores, nada mais é que a gestão dos processos fiscais em sua empresa, estes processos podem variar de acordo com o regime fiscal da empresa, que são o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real. Para abordarmos o máximo de informações deste assunto, vamos trabalhar com o cenário de uma empresa optante pelo regime de Lucro Real, assim podemos ver todas as informações que a gestão fiscal deve tratar.
Compreendendo a Estrutura Fiscal
Impostos:
Os impostos são tributos obrigatórios que devem ser pagos aos governos estadual, municipal e federal com o objetivo de custear os gastos públicos e manter a estrutura governamental funcionando, eles são divididos em:
ICMS: é a abreviação para imposto sobre operações de circulação de mercadorias e sobre prestação de serviços de transportes interestadual e intermunicipal e de comunicações, ou seja é o imposto que é cobrado sobre produtos e serviços de transporte de produtos e comunicações. Sendo assim, é o imposto que incide sobre a sociedade de consumo e por isto é tão importante compreendê-lo. Para cada produto que muda de posse, é estipulado um percentual de taxa de ICMS, chamado alíquota, sendo este cobrado cada vez que este produto circula. Este processo, em sua grande maioria se repete desde a indústria quem compra matérias-primas, produz e vende para os distribuidores ou varejo e depois os distribuidores vendem ao consumidor final A cada troca de propriedade, dentro desta relação indústria x distribuidor x consumidor final, esta alíquota é aplicada sobre o valor do item e cobrado pelo Estado de forma não-cumulativa.
PIS e COFINS: São tributos tratados como contribuição social, pois destinam-se aos programas de integração e seguridade social e tem sua cobrança realizada de forma conjunta.
PIS: Lei Complementar nº 7 de 7 de Setembro de 1970:
Art. 1.º – É instituído, na forma prevista nesta Lei, o Programa de Integração Social, destinado a promover a integração do empregado na vida e no desenvolvimento das empresas.
COFINS: Lei Complementar nº 70 de 30 de Dezembro de 1991:
Art. 1° Sem prejuízo da cobrança das contribuições para o Programa de Integração Social (PIS) e para o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep), fica instituída contribuição social para financiamento da Seguridade Social, nos termos do inciso I do art. 195 da Constituição Federal, devida pelas pessoas jurídicas inclusive as a elas equiparadas pela legislação do imposto de renda, destinadas exclusivamente às despesas com atividades-fins das áreas de saúde, previdência e assistência social.
Estes são os principais impostos que incidem sobre as empresas do varejo no Brasil, e no regime de Lucro Real, esta cobrança é feita em forma de débito e crédito. Ou seja, quando a empresa compra um produto ela tem um crédito de ICMS e PIS/COFINS e quando ela vende este produto, ela tem um débito. Como os produtos são vendidos sempre com um valor maior do que foram comprados, o valor do débito é sempre maior que o de crédito obtido na compra, e esta diferença é o que deve ser pago ao governo. Isto acontece para a maioria dos produtos, mas pode variar de acordo com a alíquota de imposto que é atribuída a ele.
Alíquotas de imposto:
As alíquotas são percentuais pelos quais os impostos são calculados, como explicamos acima a cada vez que o produto é comercializado, uma alíquota de imposto é aplicada para que o imposto seja cobrado. Estas alíquotas variam de acordo com o tipo de impostos, sendo definidas pela divisão governamental responsável pela sua arrecadação.
No caso do ICMS, o responsável pela arrecadação são os estados, ficando a critério dos estados estabelecer qual o percentual de imposto que irá cobrar para cada tipo de produto. Já o PIS e COFINS são impostos federais e abrangem todo o território nacional.
Arquivos Fiscais:
Toda a movimentação fiscal que vimos acima referente a comercialização de produtos, deve ser devidamente registrada para que ao final de cada mês o valor devido de imposto seja recolhido. Para assegurar que o valor apurado de imposto está correto, todas estas operações de compra e venda de mercadorias ficam organizadas em livros fiscais, os conhecidos livro de entradas e livro de saídas de mercadoria. Num passado não muito distante, esta escrituração era feita através de livros impressos que permitiam a fiscalização analisá-los se necessário e atestar se estavam corretos ou não. Contudo, com o avanço da tecnologia estes livros impressos começaram a ser substituídos por escriturações digitais, tornando obrigatório para as empresas a entrega desta movimentação em arquivos eletrônicos. Esta mudança fez com que as empresas procurassem melhorar sua organização e a buscar sistemas de gestão capazes de atender às novas obrigações fiscais.
Em maio de 2000 foi lançado o primeiro programa de escrituração digital que seria responsável por controlar os livros de entradas e saídas de mercadorias para a apuração do ICMS, sistema este chamado de Sintegra. O Sintegra foi o principal programa de escrituração do Brasil até 2007, quando foi substituído com uma plataforma mais completa chamada SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que passou a tratar tanto o ICMS quando o PIS/COFINS, nascendo assim a obrigatoriedade de entrega de dois novos arquivos eletrônicos o SPED Fiscal, responsável pelo controle do ICMS e SPED Contribuições para o PIS/COFINS.
Como posso implantar uma gestão fiscal na empresa?
Agora que compreendemos como funciona a estrutura fiscal, a divisão dos impostos e o processo de arrecadação para uma empresa, podemos definir o que é necessário para implantação de uma controladoria fiscal na empresa. Para isso organizamos as ações que devem ser feitas para a implantação deste controle.
Mão de obra especializada:
Para realizar a escrituração correta das notas fiscais de entrada e saída, o cadastro correto dos produtos com suas devidas alíquotas e gerar os arquivos eletrônicos necessários para o fisco, requer mão de obra especializada. Então será necessário investir em treinamento para seu pessoal ou a contratação de pessoas qualificadas para isto.
Empresas especializadas:
Além de possuir mão de obra especializada, é importante estar bem assessorado por empresas que deem suporte ao departamento fiscal da empresa, como escritórios de contabilidade que assistem de perto o setor fiscal auxiliando em dúvidas do cotidiano e mudanças de legislação e alíquotas de produtos. Além das contabilidades existem empresas especializadas na gestão fiscal de produtos, com ferramentas que analisam o cadastro e sugerem as alterações necessárias.
Sistema de gestão:
Todo o processo de comercialização de um item necessita ser registrado, desde lançamento de notas de entrada, emissão de notas fiscais de saída ou a venda de mercadorias em check-outs. Tudo sem exceção, precisa ser registrado e depois processado permitindo a apuração dos impostos e a geração dos arquivos eletrônicos, e para isto é necessário um sistema de gestão. O sistema de gestão, além de registrar e processar estas informações, deve trabalhar de forma integrada, interligando os setores da empresa para que as informações sejam melhor aproveitadas e agilizando os processos.
Como as Soluções Linear podem ajudar na controladoria fiscal?
A Linear dispõe de produtos que automatizam processos na loja e realizam a integração de toda a empresa, garantindo a segurança dos registros e agilidade no acesso às informações. Temos soluções que vão desde o registro de vendas na loja, feitas pelo PDVLinear, até a gestão de lançamento de notas fiscais de entrada, emissão de notas e geração de arquivos eletrônicos para envio ao fisco pelo SGLinear. Além de registrar e processar todas as duas informações fiscais, temos recursos que facilitam na manutenção do cadastro de produtos assegurando que suas informações estejam sempre atualizadas e corretas. Dispõe ainda, de um gerenciador de arquivos eletrônicos que controla todos os XML’s notas fiscais eletrônicas e NFCe, realizando seu armazenamento em nuvem, o que garante segurança contra perda de dados e organização da grande quantidade de arquivos.
A Linear é reconhecida nacionalmente pela eficiência em controladoria fiscal, sendo referência no setor varejista, suas soluções são responsáveis pela gestão fiscal de mais de duas mil empresas em diversos cenários, que vão desde empresas optantes pelo Simples Nacional até empresas optantes pelo Lucro Real, que possuem múltiplas lojas e em diversos estados brasileiros.
Quais resultados positivos a controladoria fiscal trás para minha empresa?
Os benefícios de implantar uma controladoria fiscal na empresa são muitos, principalmente por estarem ligados a obrigações fiscais que estão entre as maiores despesas que uma empresa tem. Por isso separamos abaixo os principais resultados que você irá obter com uma gestão fiscal adequada:
Apurar impostos corretamente:
O valor representado pelos impostos está entre os maiores encargos de uma empresa, por este motivo ter uma gestão fiscal eficiente garante que os impostos sejam apurados corretamente. Caso os impostos sejam apurados incorretamente de modo que fiquem um valor inferior ao que deveria, pode acarretar multas e juros para a empresa além de repor o valor faltante que pode atrapalhar o fluxo de caixa da empresa. Em situações em que o imposto é apurado com valor superior ao devido, a empresa desperdiçará um recurso que poderia ser utilizado para investimentos ou qualquer outra finalidade mais proveitosa, além de em muitos casos, a empresa nem ficar ciente do valor que pagou a mais.
Previsão de orçamento:
Quando a empresa possui uma controladoria fiscal ela pode realizar previsões dos impostos a pagar, o que facilita tomada de decisões sobre o fluxo de caixa.
Acesso às informações de forma ágil:
Os processos implantados adequadamente na controladoria fiscal garantirão que as informações fiquem organizadas, tornando fácil seu acesso. Isto é muito desejável, visto que o volume de informações é grande.
