Gastos são inerentes ao próprio funcionamento do negócio e a investimentos que trarão um retorno provisionado. Entretanto, quando falamos de gastos desnecessários, estamos falando de gastos que não significam nem investimento e nem manutenção do negócio, mas simplesmente uma redução prejudicial e sem sentido na lucratividade.
Acontece que os gastos desnecessários podem ter diversas origens, como negligência, descuido, desorganização, crimes e fraudes. Uma boa medida é ter todos os custos do negócio mapeados, o que pode tornar mais fácil identificar aquelas pequenas despesas que acumulam um valor considerável ao longo do mês. E, assim, elas podem ser eliminadas.
Acontece que os gastos desnecessários nem sempre são óbvios. Porém isso não impede que possamos evitá-los ou nos anteciparmos antes que ocorram. Para que você entenda melhor como isso pode funcionar na prática, apresentaremos algumas situações problemáticas no dia a dia do varejo:
- Controle de estoque
O estoque representa uma grande parte do ativo do varejo. Para que seja mantido um estoque de baixo e alto giro equilibrado, é imprescindível ficar de olho na quantidade de cada item. Isso garante que os pedidos de compra sejam realizados com a quantidade certa, sem exceder ou faltar. Sobrando ou faltando produto, haverá prejuízo. Sem um controle de estoque, é possível comprar demais, gerando consequências financeiras prejudiciais como perda de mercadorias por vencimento ou por mal armazenamento. Pode causar também uma situação desagradável como lotação máxima no estoque, o que prejudica o manuseio e a reposição dos itens.
Comprar de menos também representa um prejuízo financeiro, já que a venda não será realizada. Sem contar a perda financeira quanto à imagem e reputação do negócio, um prejuízo difícil de ser calculado.
- Controle fiscal
O pagamento dos impostos é obrigatório. Entretanto, o pagamento dos tributos pode sair bem mais caro se erros de cálculo sobre a alíquota forem cometidos. É por isso que a classificação dos produtos de acordo com cada departamento também se mostra prioritária, pois quanto mais atualizado o cadastro, melhor
Se por um lado recolher mais do que devia já é bastante prejudicial, recolher menos do que devia pode ser ainda mais. Isso porque quando não acontece o pagamento de imposto, uma das implicações é que em janeiro do ano sucessivo ocorre o desenquadramento e o empresário passará para um outro regime tributário mais oneroso.
Existem ainda mais consequências para o não pagamento de impostos, como por exemplo o cadastro da empresa no registro de inadimplentes, a desclassificação para participar de licitações, dificuldades para obter crédito junto às instituições financeiras, sem falar no bloqueio de bens da empresa. Tudo isso por consequência de um recolhimento feito de forma incorreta.
Para que esses prejuízos sejam evitados, sua empresa pode contar com o uso de um software de gestão e com o aconselhamento tributário de uma equipe de advogados especialistas em varejo.
- Manutenção periódica dos equipamentos e máquinas
Os equipamentos e as máquinas do seu negócio precisam estar em pleno funcionamento, sem apresentar falhas. Todos os materiais necessários para o funcionamento do negócio são importantes, sem dúvidas. Mas alguns merecem atenção especial pelo fato de poderem representar prejuízo financeiro no caso de mau funcionamento. Este é o caso dos equipamentos de refrigeração, afinal, um equipamento com mau funcionamento consome mais energia e no caso de refrigeração inadequada, vários produtos refrigerados podem ser perdidos. Para garantir que todos os aparelhos funcionem bem, é interessante realizar manutenções periódicas.
- Implemente um controle de validade
Implemente um controle de validade, principalmente durante o recebimento de mercadorias, evitando que mercadorias muito próximas do vencimento sejam recebidas, o que pode gerar prejuízos financeiros quando estes produtos não forem vendidos a tempo do vencimento.
O controle de validade também é muito útil e necessário na disposição adequada dos produtos nas prateleiras, para que os produtos mais próximos do vencimento sejam comprados primeiro. É importante também estar atento às validades para que algumas medidas sejam tomadas antes que o produto seja perdido, como por exemplo o promocionamento dos itens.
- Tenha um compliance
Conte com um compliance para o seu negócio, isto é, novamente um direcionamento jurídico especializado em varejo para aconselhar seu negócio no cumprimento das diversas normas e leis as quais o varejo se sujeita. Isso pode evitar a aplicação de multas e penalidades em diversas áreas, como fiscal, sanitária, vazamento de dados (LGPD) e outras. O compliance também cumpre papel importante na prevenção de crimes e fraudes dentro da empresa. E pode diminuir severamente ou até evitar demandas trabalhistas. Todas essas situações que podem ser evitadas com o Compliance trariam consigo prejuízos financeiros sérios para o negócio. Por isso vale a pena investir nesse recurso jurídico.
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