Inventários de estoque, apesar de serem muito conhecidos no meio varejista, poucas empresas fazem uso desta ferramenta, seja pelo custo que ele representa ou por desconhecimento da operação. Por este motivo, vamos colocar aqui algumas dicas e as principais diferenças entre os tipos de inventário.

Por que fazer inventário?

Fazer um inventário nem sempre é fácil, requer atenção, investimento em mão de obra qualificada e tempo, mas então por que fazer um inventário? Olhando assim não parece muito vantajoso, não é mesmo? Para ajudar a responder essas perguntas, listamos aqui os principais motivos para se fazer um inventário.

O primeiro bom motivo para se fazer um inventário, é o saldo de estoque no seu sistema de gestão. Com ele você pode saber a quantidade que tem de cada produto e sabendo a quantidade de cada produto, decidir a necessidade de comprá-los, evitando a falta do item na loja ou evitando a compra em excesso.

O segundo bom motivo é a apuração de divergências. Se você conta periodicamente o estoque da sua empresa, entre uma contagem e outra, você pode identificar diferenças de estoque. Estas diferenças podem ser causadas por desvios, furtos ou falha em algum controle operacional do estoque. Sabendo dessas diferenças, é possível buscar as causas para corrigi-las ou até mesmo gerar uma nota fiscal de perdas das quantidades faltantes.

O terceiro bom motivo para se fazer inventário é a previsão dos impostos a recolher sobre estoques no final do ano, se as quantidades do seu sistema de gestão estão alinhadas com seu estoque físico, você pode ter uma previsão do imposto que terá pagar no final do exercício.

Inventário geral ou balanço geral

Neste tipo de inventário é feita a contagem de todo o estoque da empresa, incluindo a área de venda e depósitos, sendo necessário a organização dos itens no depósito e loja. A contagem pode ser feita até de forma manual, mas recomenda-se ter um sistema de gestão e coletores de dados para facilitar o trabalho, já que a quantidade de itens e a variedade podem ser bem grandes. Uma boa dica para facilitar esta contagem, como falamos acima, é organizar os itens nas gôndolas e no depósito, já que este alinhamento agiliza na hora da contagem. Além da organização, outra boa prática é a redução do volume de compras. Comprando menos alguns dias antes do inventário, serão menos itens para contar, o que significa menos trabalho e menos erros.

O inventário geral é feito com menos frequência do que os outros tipos de inventário, geralmente uma vez ao ano ou trimestralmente, ficando a cargo da empresa decidir esse ciclo. Seu objetivo principal é implantar saldo inicial no estoque da empresa no sistema de gestão ou para alguma obrigação fiscal.

Inventário rotativo

No inventário rotativo, diferentemente do inventário geral, a contagem dos itens não é feita na sua totalidade, mas sim em categorias ou seções dos itens.

Estas categorias são grupos de produtos de um mesmo tipo, facilitando assim o fracionamento da contagem dos produtos. Então, ao invés de se contar todas as mercadorias existentes na loja, é feita somente a contagem de um ou mais tipos de produtos.

Fazendo a contagem desta forma, dividindo os itens, permite-se fazer inventários com mais frequência, já que não é necessário mais contar todos os produtos. Geralmente são escolhidas de uma a cinco categorias para serem contadas todos os dias, assim em poucos dias, toda o estoque da empresa terá sido contado.

As principais vantagens do inventário rotativo em relação ao geral, é a periodicidade, pois os itens poderão ser contatos com mais frequência, a manutenção do estoque mais atualizada e a apuração e correção das divergências em um menor espaço de tempo.

A contagem de através de inventário rotativo permite agregar outros benefícios durante a contagem, como por exemplo, a  verificação da validade, visto que o número de itens contados é menor, tornando possível a execução deste controle.

O inventário rotativo pode ser feito de duas formas, a sequencial ou a por curva ABC. Na sequencial, a escolha das categorias ou seções a serem contadas segue apenas uma sequência do cadastro de produtos ou do layout da exposição dos produtos na loja. Já na contagem feita por curva ABC, as categorias são escolhidas pelos produtos que tem mais movimentação.

A forma mais recomendada é a por curva ABC, pelo fato que os itens com maior movimentação, estão mais sujeitos a desvios, erros operacionais nos controles de estoque, excesso de compras ou rupturas.

A contagem dos itens pode ser feira manualmente através de um formulário com os itens ou coletor de dados, para que o sistema de gestão seja alimentado posteriormente. É recomendado que as categorias ou seções definidas para o inventário, sejam contadas com a loja fechada e que uma quantidade adequada de seções seja escolhida para que os colaboradores deem conta de concluir a contagem.

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Fonte: Diário do Varejo

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