O fluxo de caixa cumpre papel importante e necessário na movimentação financeira do negócio. Um dos pontos mais benéficos quando o controle de fluxo de caixa é rigoroso e eficiente, é permitir que o gestor tome decisões corretas. Isso é possível porque, com o fluxo de caixa tem-se uma visão detalhada de cada entrada ou saída de dinheiro, sendo então possível acompanhar a evolução financeira do caixa.

Como a grande maioria das coisas, existe mais de uma forma de ser feito. Muitas empresas utilizam planilhas para isso, outras preferem o sistema transacional. Diante do fato que a utilização de planilhas eletrônicas é um assunto muito polêmico e controverso, é ele quem será o foco no artigo de hoje. Mostraremos a seguir quais os riscos em utilizar uma planilha eletrônica como forma de controle financeiro e o que avaliar ao escolher um software de gestão para a sua empresa. Vejamos!

1º problema: erros de digitação

Para ser confiável, os registros precisam condizer com os dados reais. Isso significa que, o lançamento de cada registro tem que ser realizado corretamente, sem inconsistências ou erros de digitação. Ocorre que, se tratando de planilha eletrônica, o preenchimento é realizado de forma manual, isto é, os colaboradores podem inserir valores errados ou utilizarem fórmulas erradas, o que fará com que os cálculos finais sejam inconsistentes. Não se engane achando que esse tipo de erro é eventual e raro. Na verdade, isso é tão comum que ocorre numa frequência quase que diária. Some esses erros e ao final de um mês, um período, um ano, você terá um resultado fictício sobre o seu negócio.

Não é apenas uma vírgula aqui ou ali, uma casa decimal faltando ou um dígito errado. A grande verdade é que a alteração de valores em um fluxo de caixa pode ocasionar problemas graves e irreversíveis, como a tomada de decisões baseada em uma situação financeira que não é verdadeira, o que contribui para erros na avaliação do resultado esperado pela empresa e invalida o objetivo de ter uma planilha de controle.

2º problema: falta de segurança

E se o dado estiver errado? Mas e se estiver certo? Isso é o que se chama de falta de confiança na informação. Mas o que está ruim ainda pode piorar. Como geralmente essas as planilhas ficam armazenadas no computador de quem as utiliza, não há um controle rígido de quem pode visualizar essas informações. Dessa forma, há o risco de que pessoas não autorizadas tenham acesso ao conteúdo e possam, inclusive, editar ou deletar os lançamentos. Mesmo que o responsável pela planilha coloque senha para acesso, se ele a esquecer, o conteúdo não poderá ser acessado, pois não há como restaurar os dados de uma planilha sem a senha correta.

3º problema: limitação da comunicação

Existem situações específicas em que pode ser necessário que outras pessoas visualizem os dados do fluxo de caixa. Ao manter esses registros em uma planilha, há a limitação de acesso, o que torna difícil a comunicação entre os colaboradores. Ainda que o responsável faça uma cópia do arquivo e encaminhe ao interessado, nem sempre compartilhar a planilha ou anexá-la em um e-mail será uma boa alternativa, até mesmo por questões de segurança.

4º problema: desorganização

Sabe o que foi falado no item anterior? Salvar uma cópia para ser enviada para um colaborador? Em algum momento do dia o responsável faz a cópia diária para backup. Em uma semana você terá acumulado no mínimo 7 planilhas, em um mês serão 30, e assim por diante, sem contar as esporádicas cópias, todas elas mais ou menos iguais à primeira vista, porém absolutamente diferentes, faltando dados de fatos que já ocorreram. Afinal, é um tanto quanto óbvio que a planilha de ontem omite os dados de hoje, ainda que ambos os dias já tenha se encerrado e que os dados coexistam, a planilha de hoje sempre será a mais fiel representação da realidade quando comparada a qualquer outra antecessora. Isso, é claro, se os dados lançados naquele dia e em todos os outros anteriores estiverem corretos. Com tantas “cópias de cópias de cópias” é natural que o diretório vire uma bagunça e propicie que o colaborador não saiba mais qual planilha está realmente em uso e acabe utilizando informações desatualizadas.

5º problema: lentidão dos processos

Os processos em uma empresa estão interligados. Uma venda, por exemplo, gera um registro para o fluxo de caixa e para o setor contábil e lançamentos ao contas a receber. Portanto, ao utilizar planilhas, todos esses registros deverão ser feitos de forma manual, o que, além de tornar os processos lentos, favorece os erros e problemas mencionados.

Mas um sistema de gestão vai mesmo ajudar no fluxo de caixa?

Com certeza. Isso porque a raiz do problema quanto ao controle do fluxo de caixa por planilhas é justamente o lançamento manual. Como essa inclusão manual de dados é superada, os problemas que derivariam dela também estão eliminados. Isso é claro, se o sistema escolhido for um sistema integrado, que faça automaticamente por exemplo a atualização no saldo no estoque, o lançamento contábil da nota fiscal de entrada e do valor correspondente ao contas a pagar sempre que um pedido de compras de mercadoria é recebido.

Independentemente da opção escolhida, ressalta-se que o controle de fluxo de caixa é essencial para qualquer negócio poder acompanhar o faturamento e avaliar a possibilidade de novos investimentos.

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